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Eine Kommunikation per E-Mail kann Sicherheitslücken aufweisen. Beispielsweise können E-Mails auf ihrem Weg an unsere Mitarbeiter von versierten Internet-Nutzern aufgehalten und eingesehen werden. Sollten wir eine E-Mail von Ihnen erhalten, so gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten müssen Sie auf eine andere Art der Kommunikation verweisen. Wir setzen Cookies (kleine Dateien mit Konfigurationsinformationen) ein, um Daten über die Nutzung unseres Internetauftritts zu sammeln. So können wir unseren Internetauftritt Ihren Vorlieben und Interessen besser anpassen. Die von uns gesammelten Daten werden nicht personenbezogen ausgewertet, sondern nur zu internen statistischen sowie technischen Zwecken genutzt. In keinem Fall werden diese Daten an Dritte weitergegeben. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden. Entsprechende Hinweise finden Sie in der Hilfefunktion Ihres Browsers.

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Die Hansestadt Herford ist bestrebt, in allen Publikationen die Urheberrechte der verwendeten Grafiken, Tondokumente, Videosequenzen und Texte zu beachten, von der Stadt Herford selbst erstellte Grafiken, Tondokumente, Videosequenzen und Texte zu nutzen oder auf lizenzfreie Grafiken, Tondokumente, Videosequenzen und Texte zurückzugreifen.

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Das Copyright für veröffentlichte, von der Hansestadt Herford selbst erstellten Objekten bleibt allein bei der Hansestadt Herford. Eine Vervielfältigung oder Verwendung solcher Grafiken, Tondokumente, Videosequenzen und Texte in anderen elektronischen oder gedruckten Publikationen ist ohne ausdrückliche Zustimmung seitens der Hansestadt Herford nicht gestattet.

Alle Rechte der im Design verwendeten Grafiken gehören der Pro Herford Stadtmarketing GmbH und oder der Hansestadt Herford. Icons wuden von Font awesome genutzt.

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadtverwaltung Herford können sie elektronisch in Kontakt treten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar, diese E-Mails stellen jedoch keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang.

Der Stadtverwaltung Herford erweitert die elektronische Kommunikation.
Folgende Zugänge sind eröffnet:

• für die Übermittlung von Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind über die zentrale E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle poststelle@vps.herford.de und
• elektronische Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur über das besondere Behördenpostfach (beBPo)

Über den Zugang der Virtuellen Poststelle bietet die Stadtverwaltung Herford ein Verschlüsselungsverfahren an. 
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Rahmenbedingungen.

• Rechtswirkung:
  Im Privatrecht kann die schriftliche Form häufig durch die elektronische Form ersetzt werden (vgl. § 126a BGB).
  
  Auch in vielen Bereichen des öffentlichen Rechts ist die elektronische Kommunikation möglich (vgl. § 3a Absatz 1 Satz 1 VwVfG (NRW), § 36a Absatz 1 SGB I und § 87a Absatz 1 Satz 1 AO).
  
  Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Schriftform kann auch ersetzt werden bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit einer absenderbestätigten De-Mail (vgl. § 5 Absatz 5 De-Mail-Gesetz).
  
  Andere E-Mail-Anschriften der Stadtverwaltung Herford stehen für rechtsverbindliche Erklärungen nicht zur Verfügung.
  
  Für die Übersendung von elektronischen Angeboten ist zwingend das Portal der deutschen E-Vergabe (www.owl-vergabeportal.de) zu nutzen.

• Technische Voraussetzungen und Datenschutzhinweise: Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur.

• Die Stadtverwaltung Herford unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren.

• Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions). Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten öffentlichen Schlüssel, der Ihnen zum Download bereitsteht. Die Stadtverwaltung Herford verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die vorbenannten elektronischen Nachrichten im System (Gateway) der OWLIT  entschlüsselt werden. Durch eine sichere Verbindung gehen die Daten zentral in der Poststelle der Stadtverwaltung Herford ein. Die Nachrichten werden als E-Mail beziehungsweise Arbeitskopie im Behördennetz an die zuständige Stelle weitergeleitet und bearbeitet. Ausgänge werden entsprechend behandelt.

Folgende Dateiformate bearbeiten wir:

• Portable Document Format (.pdf)
• JPEG File Interchange Format (.jpg oder .jpeg)
• Microsoft Excel bis Version (.xlsx)
• Microsoft Powerpoint (pptx, ppsx)
• Microsoft Word (.docx)
• Rich Text Format (.rtf)
• TIFF (Tagged Image File Format) (.tif)
• Textdateien im Format ASCII (.txt)
• ZIP-komprimierte Dateien (.zip)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung Herford zulässig. 

Antworten und Beenden der elektronischen Kommunikation:
Wir antworten Ihnen nach Möglichkeit auf dem von Ihnen eingangs gewählten Weg. Antworten können Sie ausdrücklich in Papierform wünschen. Ist Ihre Nachricht nicht bearbeitbar, informieren wir Sie darüber.
Sollten Sie Ihr Postfach für eine Angelegenheit wieder schließen, bitten wir um Mitteilung.

Die Stadtverwaltung Herford bietet Ihnen neben der formlosen Kommunikation per E-Mail ergänzend an, auch rechtsverbindlich mit der Verwaltung und ihren Beschäftigten auf elektronischem Weg in Kontakt zu treten. Eine Kommunikation per E-Mail ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen kann Sicherheitslücken aufweisen. Aus diesem Grund eröffnen wir den Zugang zu rechtsverbindlicher elektronischer Kommunikation auf folgenden Wegen:

• elektronische Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur über die Virtuelle Poststelle (VPS)
• elektronische Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur über das besondere Behördenpostfach (beBPo)

VIRTUELLE POSTSTELLE

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Stadtverwaltung gesendet werden. Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Die E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle lautet: poststelle@vps.herford.de.

Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) informiert die Bundesnetzagentur.

Die Stadtverwaltung Herford unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions). Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren öffentlichen Schlüssel, der Ihnen hier zum Download bereitsteht:

• Datei-Download öffentlicher Schlüssel als .cer

Die Stadtverwaltung Herford verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.

Besonderes Behördenpostfach

Die Stadtverwaltung Herford hat ein besonderes Behördenpostfach (beBPo) eingerichtet. Das besondere Behördenpostfach beruht auf der bundeseinheitlichen Infrastruktur für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Innerhalb dieser Infrastruktur können verschiedene Nutzende wie Anwältinnen und Anwälte, Notare, Bürgerinnen und Bürger sowie Organisationen ein authentifiziertes Postfach erstellen und so an der elektronischen Kommunikation teilnehmen.

Durch die Nutzung des sogenannten OSCI-Standards gewährleistet die Kommunikation über das EGVP einen sicheren und vertraulichen Nachrichtenaustausch. Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.egvp.justiz.de.

Für die Übermittlung eines Dokumentes an das besondere Behördenpostfach benötigen Sie ein Postfach innerhalb der EGVP-Infrastruktur. Eine Kommunikation zwischen regulären E-Mail-Adressen und dem besonderen Behördenpostfach der Stadtverwaltung Herford ist nicht möglich.

Antworten und Beenden der elektronischen Kommunikation: